Подбор сотрудников в Битрикс24 следует проектировать вокруг вакансии, кандидата и его участия в конкретном отборе. Один человек может рассматриваться на несколько позиций в разное время, поэтому единственный статус в общей карточке кандидата быстро теряет смысл. Сначала определите модель связей и доступа, затем выбирайте способ реализации.
Разделите три объекта
Вакансия описывает потребность компании: подразделение, роль, ответственного руководителя и состояние поиска. Кандидат содержит общие контактные сведения и согласованный состав профиля. Участие связывает человека с вакансией и хранит этап, встречи, решения и причину завершения именно этого рассмотрения.
Такая структура является проектной рекомендацией, а не обещанием готовой HR-системы в любом аккаунте. Официальная справка Битрикс24 о смарт-процессах описывает создание собственных элементов CRM, полей, стадий и прав. Доступность конкретных механизмов и способ связи объектов нужно проверять в выбранной конфигурации.
Определите смысл этапов
Этап должен показывать состояние рассмотрения: анкета получена, первичная встреча завершена, решение руководителя ожидается. Действие «позвонить» можно вести отдельной задачей, если оно не меняет состояние отбора. Для каждого этапа укажите входное условие и ожидаемый результат.
Разделите отказ кандидата, решение работодателя и отложенное рассмотрение. Эти исходы отвечают на разные управленческие вопросы. Не записывайте оценочные суждения без рабочей необходимости. Поля должны помогать организовать процесс и восстановить основание решения, а доступ к заметкам следует ограничивать по согласованным ролям.
Разберите условное повторное участие
Кандидат рассматривался на позицию специалиста поддержки, но выбрал другой график. Через несколько месяцев открылась подходящая вакансия координатора. В модели сохраняется один профиль человека и два независимых участия. Первое остаётся завершённым с исходной причиной, второе проходит новый отбор.
Если просто вернуть общую карточку на начальный этап, отчёт может потерять предыдущий отказ и завысить число новых кандидатов. Если создать полную копию человека, разойдутся контакты и история. Связанный объект участия позволяет отделить повторный отбор от технического дубля, но корректность конкретной реализации нужно подтвердить тестовыми данными.
Ограничьте видимость по задачам
Рекрутеру может понадобиться общая история, руководителю подразделения — только относящиеся к его вакансии сведения. Опишите это в матрице доступа и проверьте под фактическими пользователями. Не предполагайте, что ограничения CRM автоматически совпадают с требованиями кадрового процесса.
Отдельно согласуйте хранение документов, экспорт и прекращение доступа после смены роли. Вопросы состава и сроков хранения персональных данных определяются правилами компании и применимыми требованиями; техническая схема должна их исполнять. Для испытания используйте вымышленные профили. Подход к проверке ролей раскрыт в материале о правах Битрикс24.
Проверьте отчёт и передачу процесса
Считайте отдельно уникальных людей, участия в отборе и открытые вакансии. Показатель «кандидаты за месяц» должен иметь определение: новые профили или новые участия. Для длительности рассмотрения укажите начало, завершение и обработку приостановок. Открытые случаи не следует незаметно исключать из картины нагрузки.
Критерии приёмки: повторное участие сохраняет историю; этапы имеют смысл; решения связаны с вакансией; роли проверены; показатели раскрываются до записей. Передайте владельцу процесса словарь полей и правила изменения. Если модель расширяется, полезен подход к отдельным процессам CRM, но кадровый сценарий требует собственной проверки данных и доступа.
Источники и документация
- Как настроить смарт-процесс в CRM — проверено 2026-10-20
Перед настройкой сверьте документацию и доступность функций в вашей версии сервиса.
Применить в вашей компании
Обсудим вашу задачу?
Поможем разобраться с процессом, данными и настройками. Работаем удалённо с компаниями по всей России.