Коммерческое предложение в CRM должно иметь различимую версию, состояние согласования и связь с клиентской договорённостью. Иначе менеджер, руководитель и заказчик обсуждают разные документы с одинаковым названием. Управление версиями нужно даже при подготовке предложений вручную.
Определите, что является версией
Новая версия появляется при изменении состава, цены, сроков или других значимых условий. Исправление опечатки может обрабатываться проще, но правило надо определить заранее. У каждой отправленной версии сохраняются дата, автор, файл или снимок содержания и причина изменения.
Не перезаписывайте документ, на который уже ссылался клиент. Иначе невозможно установить, какие условия он получил и согласовал. Текущий шаблон и фактически отправленное предложение — разные объекты: обновление шаблона не должно переписывать историю переговоров.
Разведите состояния документа
Практическая модель может включать черновик, внутреннее согласование, разрешено к отправке, отправлено, заменено и принято клиентом. Это рекомендуемая схема процесса, а не перечень обязательных стадий любой CRM. Выберите минимальный набор, отражающий реальные решения.
Внутреннее разрешение отправить документ не равно согласию заказчика. Факт отправки также не доказывает получения или принятия условий. Если эти события важны, фиксируйте их отдельно с подтверждением и следующим действием менеджера.
Разберите условную историю предложения
Таблицу можно прокрутить вправо →
| Версия | Изменение | Состояние | Следующее действие |
|---|---|---|---|
| 1 | Исходный состав услуги | Отправлена | Получить замечания |
| 2 | Добавлен дополнительный этап | На согласовании | Проверить срок и ресурс |
| 3 | Уточнён график исполнения | Разрешена к отправке | Отправить и зафиксировать реакцию |
Предположим, клиент согласовал состав версии 2, но менеджер назвал срок из версии 1. В карточке должны быть видны оба факта и необходимость повторно подтвердить сочетание условий. Простая отметка «КП согласовано» скрыла бы противоречие и передала его исполнителям.
Задайте правила согласования
Определите, какие отклонения требуют дополнительного решения: скидка, нестандартная оплата, сокращённый срок или специальный состав работ. Для каждого укажите роль согласующего, необходимые данные и срок ответа. Исполнитель должен понимать, что делать при отсутствии согласующего.
Согласование относится к конкретной версии и условиям. Изменение значимого параметра после одобрения должно возвращать нужную часть на проверку. Не допускайте, чтобы старая отметка разрешения автоматически распространялась на новый объём обещаний.
Сохраните отправку и срок актуальности
Фиксируйте, кому, когда и каким способом передана версия. Если документ имеет срок действия, укажите его и правило пересмотра после истечения. Не создавайте новую цену самостоятельно: основанием служат действующие условия компании и согласованный расчёт.
После отправки назначьте содержательный следующий шаг, связанный с решением клиента. Формулировка «узнать обратную связь по составу и срокам» полезнее бесконечного «напомнить о КП». Для длинной закупки это действие связывают с конкретным участником согласования.
Проверьте передачу в договор и исполнение
Пройдите сценарий с двумя заменёнными версиями, нестандартным условием и повторным согласованием. Сотрудник, готовящий договор, должен найти принятый состав и проверить, что условия документа соответствуют последней подтверждённой версии.
Критерии приёмки: отправленная история неизменна, актуальная версия различима, согласующий видит изменения, клиентское принятие подтверждено, следующий шаг назначен. Требования к документам и исключениям включите в техническое задание CRM. После запуска выборочно проверяйте реальные предложения: формальная нумерация полезна только вместе с достоверным содержанием договорённостей.
Применить в вашей компании
Обсудим вашу задачу?
Поможем разобраться с процессом, данными и настройками. Работаем удалённо с компаниями по всей России.