В CRM рекрутингового агентства кандидат и его участие в вакансии должны быть разными сущностями. Один человек может одновременно рассматриваться на несколько позиций, проходить разные этапы и получать разные решения. Единый статус в карточке кандидата неизбежно смешивает эти процессы и искажает воронку подбора.
Разделите основные объекты
В проектируемой модели есть заказчик, вакансия, кандидат и участие кандидата в конкретной вакансии. Участие связывает две стороны и хранит этап, ответственного, даты и результат. При выборе CRM проверяют, как такую связь можно реализовать и какие ограничения имеет выбранный способ.
Данные о человеке обновляются в его основной карточке, а оценка применимости к конкретной роли — в участии. Причина отказа по вакансии не должна автоматически закрывать возможность другого сотрудничества. Это особенно важно, когда заказчики ищут специалистов с разными требованиями.
Определите границы информации
Контакты и история общения нужны рекрутеру, но не вся информация должна быть доступна каждому заказчику или внешнему участнику. Разделяйте общую базу агентства, внутренние заметки и согласованный пакет для конкретной вакансии.
Не включайте лишние чувствительные сведения в свободные комментарии. Для передачи данных и хранения документов организация определяет применимые правила отдельно. В CRM полезно отражать согласованные ограничения использования информации и ответственного за их проверку, не подменяя это произвольным флажком.
Условный пример параллельного подбора
Предположим, кандидат рассматривается на аналитика у одного заказчика и на руководителя проекта у другого. По первой вакансии назначено интервью, по второй получен отказ из-за требуемого опыта. Если изменить общий статус кандидата на «отказ», первая работа потеряется из активной воронки.
В корректной модели меняется только второе участие. Первая цепочка сохраняет интервью и следующую задачу. При обновлении контактного телефона он становится актуальным для обеих связей, а комментарии заказчиков остаются в соответствующих процессах с нужными ограничениями доступа.
Установите правила повторного участия
Кандидат может вернуться в ту же вакансию после изменения условий или снова рассматриваться спустя время. Определите, продолжается прежняя история или создаётся новый цикл участия. У решения должны быть дата и основание.
Для аналитики важно отличать число уникальных людей от числа представлений и интервью. Один человек в трёх вакансиях — один кандидат, но три участия. Если смешать эти единицы, конверсия и нагрузка рекрутеров станут несопоставимыми между командами.
Согласуйте коммуникации и задачи
Ответственный за вакансию и ответственный за контакт с человеком могут различаться. Регламент должен предотвращать противоречивые обращения от разных сотрудников. Перед контактом рекрутер видит активные участия, запланированные разговоры и последнюю согласованную коммуникацию.
Автоматические сообщения запускают только из правильного контекста участия. Отказ по одной вакансии не должен рассылаться как общий отказ агентства. Подход к следующему действию рассмотрен в статье о задачах и просрочках amoCRM, а отраслевой сценарий требует дополнительных проверок связей.
Проверьте модель до переноса базы
Создайте кандидата с двумя активными вакансиями, повторным участием и сменой контактов. Проверьте независимость статусов, подсчёт людей и участий, доступ заказчиков и передачу работы между рекрутерами.
Приёмка успешна, когда решение по одной вакансии не повреждает другую, история общения не дублируется бесконтрольно, а пользователь видит только нужные данные. Для миграции заранее подготовьте таблицу соответствий старых карточек: механическое копирование одной записи на каждую вакансию может сохранить раздробленность базы вместо её устранения.
Применить в вашей компании
Обсудим вашу задачу?
Поможем разобраться с процессом, данными и настройками. Работаем удалённо с компаниями по всей России.